IN TIEN STAPPEN NAAR EEN SUCCESVOLLE SUBSIDIE

Tot 85 procent van de subsidiabele projectkosten. Dat kan onder bepaalde voorwaarden een subsidie zijn voor de aanleg van wokout-speeltuinen. De procedure voor het succesvol verkrijgen van een subsidie verloopt in verschillende fasen. Het hele proces kan van tevoren worden voorbereid. Hieronder vind je de tien basisstappen die leiden tot het succesvol trekken van subsidies.

1) Voorbereiding van het projectplan in functie van de behoeften van de gemeente

De gemeente moet investeringsprioriteiten hebben gesteld, zoals investeringen in sportrecreatie en sportuitrusting, en ten minste een basisidee hebben van waarvoor ze het geld nodig heeft en waarvoor ze het wil gebruiken, d.w.z. ze moet een projectplan hebben opgesteld. Het moet:

- Specificeer de te bereiken doelstelling (bijv. sportvelden), projectstructuur (met betrekking tot diensten, werkzaamheden en personeel, evenals implementatietijd)

- de identificatie van de doelgroepen waarop het project zich richt (bv. inwoners van de gemeente, jongeren, enz.).

Sommige subsidieprogramma's verplichten de gemeente om haar voorlopig projectplan op te laten stellen in de vorm van een strategisch document, dat wordt goedgekeurd door de gemeenteraad.

2) Het vinden van een passende subsidieoproep voor het plan van de gemeente

Subsidieoproepen, d.w.z. stimulansen om subsidieaanvragen in te dienen, staan meestal maar voor een beperkte tijd open. In de regel is dit een periode van één tot drie maanden. Subsidieoproepen worden aangekondigd om financiële steun te verlenen aan projecten die overeenkomen met de prioriteiten van het relevante nationale operationele programma, bijvoorbeeld op het gebied van sportondersteuning. In de oproep worden vervolgens andere voorwaarden gespecificeerd, zoals het type in aanmerking komende aanvragers, het percentage steun (d.w.z. cofinanciering), territoriale focus enz. Als er een call wordt aangekondigd, bevat deze altijd strategische doelstellingen die binnen het project moeten worden bereikt.

Het projectplan moet voldoen aan de strategische doelstellingen van het betreffende nationale operationele programma en andere voorwaarden die in de subsidieoproep zijn opgenomen, anders wordt de subsidieaanvraag niet gehonoreerd.

3) Indiening van een aanvraag voor ondersteuning

De subsidieaanvraag is een belangrijk document dat zal bepalen of de aanvraag zal slagen. Een subsidieaanvraag moet meestal vergezeld gaan van veel verplichte bijlagen. De lijst met verplichte bijlagen en andere eisen van de steunaanvraag maakt meestal deel uit van de call zelf, maar bevat altijd een projectplan, in sommige gevallen ook een haalbaarheidsstudie.

In dit stadium is het noodzakelijk om de documenten aan te passen aan de aangekondigde oproep en deze in detail te verwerken. Het projectplan moet informatie bevatten over de gereedheid van het project, het geplande toekomstige verloop van de oplossing en de resultaten van het project na volledige implementatie.

4) Beoordeling van de steunaanvraag

Ingediende subsidieaanvragen worden beoordeeld door de beheersautoriteit (meestal het bevoegde ministerie) of door een door haar gemachtigde instelling (de zogenaamde intermediaire instantie). Aanvragen worden beoordeeld door een meerkoppig comité van deskundigen op basis van criteria die deel uitmaken van de oproep (we kunnen ze rechtstreeks in de oproep vinden of in de bijbehorende documentatie – bijvoorbeeld in het handboek voor aanvragers/begunstigden).

Het is van essentieel belang dat het project dat met subsidies wordt medegefinancierd, indien mogelijk aan alle beoordelingscriteria voldoet om de subsidieaanvraag te laten slagen.

5) Uitvoering van het project

Als de aanvraag succesvol wordt bevonden, ontvangt de aanvrager een ontwerpcontract waarin de voorwaarden voor medefinanciering en uitvoering van het project zijn vastgelegd. Het gaat met name om de regels voor de selectie van leveranciers, de verplichte publiciteit van het project, de beginselen voor het bewaren en bewaren van projectdocumenten, enz.

Het project kan meestal pas worden uitgevoerd na ondertekening van het subsidiecontract.

6) Verzoek tot betaling

De financiële bijdragen zelf worden aan de subsidieontvanger verstrekt, hetzij in de vorm van betalingen achteraf (d.w.z. dat reeds gemaakte kosten worden vergoed) hetzij in de vorm van vooruitbetalingen, d.w.z. dat de financiële bijdrage vooraf wordt verstrekt, afhankelijk van het operationele programma en de oproep. Sommige programma's kunnen beide soorten betalingen binnen één project combineren, maar de meest voorkomende zijn betalingen achteraf.

Bij het betalen van facturen of het overnemen van het werk waarop de subsidie betrekking had, moet worden nagedacht over de juiste vereisten van deze documenten, die pas daarna ter betaling aan de beheersautoriteit zullen worden voorgelegd.

7) Evaluatie en facturering

Ontvangers van de subsidie krijgen alleen de kosten vergoed die zogenaamd in aanmerking komen. Welke uitgaven als subsidiabel kunnen worden beschouwd, wordt uiteengezet in het programmeringsdocument of in de oproep zelf. Als sommige uitgaven door de beheersautoriteit als niet-subsidiabel worden aangemerkt, bijvoorbeeld omdat de documenten onjuist zijn ingediend, zal de beheersautoriteit het voor vergoeding gevorderde bedrag verlagen. Dat is ook de reden waarom er moet worden nagedacht over het continu maken van foto's, aanwezigheidslijsten, overdrachtsprotocollen, enz., die we later zullen gebruiken om facturen te documenteren.

Op deze manier wordt het risico vermeden dat de kosten als niet-subsidiabel worden erkend en niet worden terugbetaald aan de subsidieontvanger.

8) Inspectie ter plaatse

Elk project waarvoor een financiële bijdrage uit de nationale operationele programma's is ontvangen, is onderworpen aan controle door de administratieve autoriteiten. Dit kan een administratieve controle door de beheersautoriteit (of bemiddelende instantie) zijn of eventuele controles ter plaatse. Zo kan bijvoorbeeld de projectdocumentatie, de fysieke staat van het project (of de uitvoering ervan), het financiële aspect, etc. worden gecontroleerd.

Inspecties kunnen gepland of willekeurig zijn.

9) Publiciteit van het project

Elke begunstigde die een subsidie uit de nationale operationele programma's heeft ontvangen, moet over deze steun informeren in overeenstemming met de verplichte publiciteit van de projecten. Voor kleinschaligere projecten wordt publiciteit meestal geboden door het ophangen van een A3-poster op de locatie van de projectuitvoering.

Informatie over het uitgevoerde project en de medefinanciering ervan uit fondsen van de Europese Unie moet ten minste voor de duur van de duurzaamheid van het project openbaar blijven.

10) Duurzaamheid van het project

Het project eindigt niet op de dag van betaling van de laatste betaling. Vanaf dat moment moet ervoor worden gezorgd dat het project gedurende een bepaalde periode blijft bestaan, d.w.z. dat het zonder subsidies werkt. De duurzaamheidsperiode van een project dat door een gemeente wordt uitgevoerd, is meestal drie jaar, voor geselecteerde projecten kan dit vijf jaar zijn. Het onderhouden van de projectoutput gedurende drie of vijf jaar is een programmavoorwaarde, maar een kwaliteitsproject staat veel langer op zichzelf.

Het is goed om bij het opstellen van het projectplan en het indienen van de subsidieaanvraag na te denken over de winstgevendheid van het project na de uitvoering.