ДЕСЯТЬ КРОКІВ ДО УСПІШНОЇ СУБСИДІЇ

До 85 відсотків допустимих витрат на проект. Такою може бути субсидія на будівництво дитячих майданчиків для вокауту за певних умов. Процедура успішного оформлення субсидії має кілька етапів. Весь процес можна підготувати заздалегідь. Нижче ви знайдете десять основних кроків, які ведуть до успішного оформлення субсидій.

1) Підготовка плану проекту відповідно до потреб муніципалітету

Муніципалітет повинен був визначити інвестиційні пріоритети, такі як інвестиції в спортивний відпочинок та спортивне обладнання, і мати хоча б базове уявлення про те, на що йому потрібні гроші і на що він має намір їх використовувати, тобто мати підготовлений план проекту. Він повинен:

- вказати мету, яку необхідно досягти (наприклад, об'єкти спортивних майданчиків), структуру проекту (щодо послуг, роботи та персоналу, а також час впровадження)

- включити визначення цільових груп, на які буде спрямований проект (наприклад, мешканці муніципалітету, молодь тощо).

Деякі програми субсидій вимагають, щоб муніципалітет мав попередній план проекту, підготовлений у формі стратегічного документа, який затверджується муніципальною радою.

2) Пошук відповідного конкурсу субсидій для плану муніципалітету

Конкурси на отримання субсидій, тобто заохочення до подання заяв на субсидії, як правило, відкриті лише протягом обмеженого часу. Як правило, це термін від одного до трьох місяців. Конкурси грантів оголошуються з метою надання фінансової підтримки проєктам, які відповідають пріоритетам відповідної національної операційної програми – наприклад, у сфері підтримки спорту. Потім у дзвінку вказуються інші умови, такі як тип заявників, які мають право на участь, відсоток підтримки (тобто співфінансування), територіальна спрямованість тощо. Якщо оголошується дзвінок, він завжди містить стратегічні цілі, яких необхідно досягти в рамках проекту.

План проекту повинен відповідати стратегічним цілям відповідної національної операційної програми та іншим умовам, викладеним у конкурсі про надання субсидій, інакше заявка на грант не буде успішною.

3) Подача заявки на підтримку

Заява на отримання субсидії є ключовим документом, який вирішить, чи буде заявка успішною. Заява на отримання субсидії зазвичай повинна супроводжуватися безліччю обов'язкових додатків. Перелік обов'язкових додатків та інших вимог заявки на підтримку зазвичай є частиною самого дзвінка, але він завжди включає план проекту, в деяких випадках також техніко-економічне обґрунтування.

На цьому етапі необхідно адаптувати документи під анонсований дзвінок і детально їх обробити. План проекту повинен містити інформацію про готовність проекту, планований майбутній хід рішення і результати проекту після повної реалізації.

4) Оцінка заявки на підтримку

Подані заявки на отримання субсидій оцінюються органом управління (яким зазвичай є профільне міністерство) або уповноваженою ним установою (так званий проміжний орган). Заявки оцінюються експертною комісією з кількох членів відповідно до критеріїв, які є частиною конкурсу (ми можемо знайти їх або безпосередньо в конкурсі, або у відповідній документації – наприклад, у довіднику для заявників/бенефіціарів).

Важливо, щоб проект, який співфінансується за рахунок субсидій, відповідав, за можливості, всім критеріям оцінки, якщо заявка на грант має бути успішною.

5) Реалізація проекту

Якщо заявка вважається успішною, заявник отримує проект договору, в якому викладені умови співфінансування та реалізації проекту. До них належать, зокрема, правила вибору постачальників, обов'язкова публічність проєкту, принципи ведення та зберігання проєктної документації тощо.

Реалізувати проект, як правило, можна лише після підписання договору про надання субсидії.

6) Вимога про оплату

Самі фінансові внески надаються отримувачу субсидії або у вигляді платежів ex-post (тобто відшкодовуються вже понесені витрати), або як ex-ante платежі, тобто фінансовий внесок надається авансом, залежно від операційної програми та виклику. Деякі програми можуть поєднувати обидва види платежів в рамках одного проекту, але найбільш поширеними є виплати ex-post.

Оплачуючи рахунки або беручи на себе роботу, яка була предметом субсидії, необхідно подумати про належні вимоги цих документів, які будуть подані до розпорядчого органу для оплати лише згодом.

7) Оцінка та виставлення рахунків

Отримувачам субсидії відшкодовуватимуться лише ті витрати, які є так званими прийнятними. Які витрати можна вважати допустимими, прописано в програмному документі або в самому дзвінку. Якщо деякі витрати будуть позначені керуючим органом як неприйнятні, наприклад, документи були подані неправильно, орган управління зменшить суму, що вимагається для відшкодування. Саме тому необхідно подумати про безперервну зйомку фотографій, списків відвідуваності, протоколів передачі тощо, які ми згодом будемо використовувати для документального оформлення рахунків-фактур.

Це дозволить уникнути ризику того, що вартість буде визнана неприйнятною та не буде відшкодована отримувачу субсидії.

8) Виїзна перевірка

Кожен проект, який отримав фінансовий внесок від національних операційних програм, підлягає контролю з боку адміністративних органів. Це може бути адміністративна перевірка керуючим органом (або проміжним органом) або можливі перевірки на місці. Наприклад, може бути перевірена проектна документація, фізичний стан проекту (або його реалізація), фінансовий аспект і т.д.

Перевірки можуть бути плановими або випадковими.

9) Публічність проекту

Кожен бенефіціар, який отримав субсидію від національних операційних програм, повинен повідомити про цю допомогу відповідно до обов'язкової публічності проектів. Для невеликих за масштабом проектів розголос найчастіше зустрічають шляхом вивішування плаката формату А3 на місці реалізації проекту.

Інформація про реалізований проєкт та його співфінансування з фондів Європейського Союзу має залишатися загальнодоступною принаймні протягом усього терміну дії проєкту сталого розвитку.

10) Сталість проекту

Проект не закінчується в день оплати останнього платежу. З цього часу необхідно домогтися того, щоб проект продовжував існувати протягом певного періоду часу, тобто функціонував без субсидій. Період сталості проєкту, що реалізується муніципалітетом, зазвичай становить три роки, для вибраних проєктів – п'ять років. Збереження результатів проекту протягом трьох-п'яти років є умовою програми, але якісний проект живе сам по собі набагато довше.

Про прибутковість проекту після його реалізації варто подумати при підготовці плану проекту та подачі заявки на грант.