BAŞARILI BİR SÜBVANSIYON İÇİN ON ADIM

Uygun proje maliyetlerinin yüzde 85'ine kadar. Bu, belirli koşullar altında wokout oyun alanlarının inşası için bir sübvansiyon olabilir. Bir sübvansiyonu başarılı bir şekilde çekme prosedürünün birkaç aşaması vardır. Tüm süreç önceden hazırlanabilir. Aşağıda, sübvansiyonların başarılı bir şekilde çekilmesine yol açan on temel adımı bulacaksınız.

1) Belediyenin ihtiyacına göre proje planının hazırlanması

Belediye, spor rekreasyonu ve spor malzemeleri yatırımları gibi yatırım önceliklerini belirlemiş olmalı ve paraya ne için ihtiyaç duyduğu ve ne için kullanmayı planladığı konusunda en azından temel bir fikre sahip olmalı, yani bir proje planı hazırlamış olmalıdır. Olması gereken:

- Ulaşılması gereken hedefi (örneğin spor sahası tesisleri), proje yapısını (hizmetler, iş ve personel ile uygulama süresi ile ilgili olarak) belirtin

- Projenin hedeflediği hedef grupların belirlenmesini içermelidir (örn. belediye sakinleri, gençler vb.).

Bazı sübvansiyon programları, belediyenin ön proje planını belediye meclisi tarafından onaylanan stratejik bir belge şeklinde hazırlamasını gerektirir.

2) Belediyenin planı için uygun bir sübvansiyon çağrısı bulunması

Sübvansiyon çağrıları, yani sübvansiyon başvuruları sunmaya yönelik teşvikler genellikle yalnızca sınırlı bir süre için açıktır. Kural olarak, bu bir ila üç aylık bir süredir. Hibe çağrıları, ilgili ulusal operasyonel programın önceliklerine uygun olan projelere mali destek sağlamak amacıyla duyurulur - örneğin spor desteği alanında. Çağrı daha sonra uygun başvuru sahiplerinin türü, destek yüzdesi (yani eş finansman), bölgesel odaklanma vb. gibi diğer koşulları belirtir. Bir çağrı duyurulursa, her zaman proje içinde ulaşılmak istenen stratejik hedefleri içerir.

Proje planı, ilgili ulusal operasyonel programın stratejik hedeflerine ve destek çağrısında belirtilen diğer koşullara uygun olmalıdır, aksi takdirde hibe başvurusu başarılı olmayacaktır.

3) Destek başvurusunun sunulması

Sübvansiyon başvurusu, başvurunun başarılı olup olmayacağına karar verecek önemli bir belgedir. Bir sübvansiyon başvurusuna genellikle birçok zorunlu ekin eşlik etmesi gerekir. Destek başvurusunun zorunlu eklerinin ve diğer gereksinimlerin listesi genellikle çağrının kendisinin bir parçasıdır, ancak her zaman bir proje planı, bazı durumlarda bir fizibilite çalışması da içerir.

Bu aşamada dokümanların ilan edilen çağrıya uygun hale getirilmesi ve detaylı bir şekilde işleme alınması gerekmektedir. Proje planı, projenin hazır olup olmadığı, çözümün planlanan gelecekteki seyri ve tam uygulamadan sonra projenin sonuçları hakkında bilgi içermelidir.

4) Destek başvurusunun değerlendirilmesi

Sübvansiyonlar için yapılan başvurular, yönetim makamı (genellikle ilgili bakanlıktır) veya onun tarafından yetkilendirilmiş bir kurum (ara organ olarak adlandırılır) tarafından değerlendirilir. Başvurular, çağrının bir parçası olan kriterlere göre çok üyeli bir uzman komitesi tarafından değerlendirilir (bunları doğrudan çağrıda veya ilgili belgelerde bulabiliriz – örneğin, başvuru sahipleri/yararlanıcılar için el kitabında).

Hibe başvurusunun başarılı olabilmesi için, eş finanse edilecek projenin, mümkünse, tüm değerlendirme kriterlerini yerine getirmesi esastır.

5) Proje uygulaması

Başvurunun başarılı olduğu düşünülürse, başvuru sahibi, projenin eş finansmanı ve uygulanması için koşulları belirleyen bir sözleşme taslağı alır. Bunlar, özellikle tedarikçilerin seçimine ilişkin kuralları, zorunlu proje tanıtımını, proje belgelerinin saklanması ve saklanmasına ilişkin ilkeleri vb. içerir.

Proje genellikle ancak sübvansiyon sözleşmesi imzalandıktan sonra uygulanabilir.

6) Ödeme talebi

Mali katkılar, sübvansiyon alıcısına ya sonradan ödeme (yani halihazırda yapılmış olan maliyetler geri ödenir) ya da ön ödeme olarak sağlanır, yani mali katkı, operasyonel programa ve çağrıya bağlı olarak önceden sağlanır. Bazı programlar her iki ödeme türünü de tek bir projede birleştirebilir, ancak en yaygın olanları eski ödemelerdir.

Faturaları öderken veya sübvansiyonun konusu olan işi devralırken, ancak daha sonra ödeme için yönetim makamına sunulacak olan bu belgelerin uygun gerekliliklerini düşünmek gerekir.

7) Değerlendirme ve faturalandırma

Sübvansiyondan yararlananlara yalnızca uygun olarak adlandırılan masraflar için geri ödeme yapılacaktır. Hangi harcamaların uygun olarak kabul edilebileceği programlama belgesinde veya çağrının kendisinde belirtilir. Bazı masraflar yönetim makamı tarafından uygun değil olarak işaretlenirse, örneğin belgeler yanlış sunulmuşsa, yönetim makamı geri ödeme için talep edilen tutarı azaltacaktır. Bu nedenle, daha sonra faturaları belgelemek için kullanacağımız sürekli fotoğraf çekimi, katılım listeleri, devir teslim protokolleri vb. hakkında düşünmek gerekir.

Bu, maliyetin uygun olmadığı kabul edilmesi ve sübvansiyon alıcısına geri ödenmemesi riskini önleyecektir.

8) Yerinde inceleme

Ulusal operasyonel programlardan mali katkı alan her proje, idari makamların denetimine tabidir. Bu, yönetim makamı (veya ara organ) tarafından yapılan idari bir kontrol veya olası yerinde kontroller olabilir. Örneğin, proje dokümantasyonu, projenin fiziksel durumu (veya uygulanması), finansal yönü vb. kontrol edilebilir.

Denetimler planlı veya rastgele olabilir.

9) Projenin tanıtımı

Ulusal operasyonel programlardan sübvansiyon alan her bir yararlanıcı, projelerin zorunlu tanıtımına uygun olarak bu yardım hakkında bilgi vermelidir. Daha küçük ölçekli projeler için, tanıtım çoğunlukla proje uygulama sahasına bir A3 posteri asılarak karşılanır.

Uygulanan proje ve Avrupa Birliği fonlarından sağlanan eş finansman ile ilgili bilgiler, en azından projenin sürdürülebilirliği süresince kamuya açık kalmalıdır.

10) Projenin sürdürülebilirliği

Proje, son ödemenin yapıldığı gün sona ermez. Bu andan itibaren, projenin belirli bir süre daha var olmaya devam etmesini, yani sübvansiyonsuz çalışmasını sağlamak gerekir. Bir belediye tarafından uygulanan bir projenin sürdürülebilirlik süresi genellikle üç yıldır, seçilen projeler için bu süre beş yıl olabilir. Proje çıktılarının üç veya beş yıl boyunca sürdürülmesi bir program koşuludur, ancak kaliteli bir proje kendi başına çok daha uzun süre yaşar.

Proje planını hazırlarken ve hibe başvurusunu sunarken, projenin uygulanmasından sonra karlılığını düşünmek iyidir.