TIO STEG TILL EN LYCKAD SUBVENTION

Upp till 85 procent av stödberättigande projektkostnader. Det kan vara ett bidrag för att bygga wokout-lekplatser under vissa förutsättningar. Förfarandet för att framgångsrikt bevilja ett bidrag består av flera steg. Hela processen kan förberedas i förväg. Nedan hittar du de tio grundläggande stegen som leder till framgångsrik utbetalning av bidrag.

1) Utarbetande av projektplan i enlighet med kommunens behov

Kommunen bör ha gjort investeringsprioriteringar, till exempel satsningar på idrottsliv och idrottsutrustning, och ha åtminstone en grunduppfattning om vad man behöver pengarna till och vad man avser att använda dem till, det vill säga ha en projektplan utarbetad. Den bör:

- specificera det mål som ska uppnås (t.ex. idrottsplatsens lokaler), projektets struktur (i fråga om tjänster, arbete och personal samt genomförandetiden)

- Inkludera en kartläggning av de målgrupper som projektet riktar sig till (t.ex. kommuninvånare, ungdomar osv.).

Vissa subventionsprogram kräver att kommunen har sin preliminära projektplan utarbetad i form av ett strategiskt dokument, som godkänns av kommunfullmäktige.

2) Att hitta en lämplig stödutlysning för kommunens plan

Ansökningsomgångar, det vill säga incitament för att lämna in ansökningar om stöd, är i allmänhet öppna endast under en begränsad tid. Som regel är detta en period på en till tre månader. Ansökningsomgångar för bidrag utlyses för att ge ekonomiskt stöd till projekt som motsvarar prioriteringarna i det relevanta nationella operativa programmet, t.ex. när det gäller idrottsstöd. I ansökningsomgången anges sedan andra villkor, t.ex. vilken typ av sökande som kan komma i fråga, hur stor andel stöd som ska ges (dvs. samfinansiering), territoriell inriktning osv. Om en utlysning utlyses innehåller den alltid strategiska mål som ska uppnås inom projektet.

Projektplanen måste vara förenlig med de strategiska målen för det relevanta nationella operativa programmet och andra villkor som anges i ansökningsomgången, annars kommer bidragsansökan inte att godkännas.

3) Inlämning av ansökan om stöd

Subventionsansökan är ett nyckeldokument som avgör om ansökan kommer att godkännas. Till en ansökan om bidrag ska i allmänhet fogas många obligatoriska bilagor. Listan över obligatoriska bilagor och andra krav i ansökan om stöd är vanligtvis en del av själva utlysningen, men den innehåller alltid en projektplan, i vissa fall även en genomförbarhetsstudie.

I detta skede är det nödvändigt att anpassa dokumenten till den utlysta ansökningsomgången och bearbeta dem i detalj. Projektplanen bör innehålla information om projektets beredskap, den planerade framtida kursen för lösningen och projektets resultat efter fullständig implementering.

4) Bedömning av ansökan om stöd

Inlämnade ansökningar om bidrag bedöms av förvaltningsmyndigheten (som vanligtvis är det berörda ministeriet) eller av en institution som är auktoriserad av denna (det s.k. intermediära organet). Ansökningarna bedöms av en expertkommitté med flera medlemmar enligt kriterier som ingår i ansökningsomgången (vi hittar dem antingen direkt i ansökningsomgången eller i tillhörande dokumentation – t.ex. i handboken för sökande/stödmottagare).

Det är viktigt att det projekt som ska medfinansieras med bidrag om möjligt uppfyller alla utvärderingskriterier för att bidragsansökan ska godkännas.

5) Projektets genomförande

Om ansökan godkänns får den sökande ett utkast till kontrakt med villkor för medfinansiering och genomförande av projektet. Dessa omfattar i synnerhet reglerna för val av leverantörer, obligatorisk projektpublicitet, principer för förvaring och lagring av projektdokument osv.

Projektet kan i allmänhet genomföras först efter att subventionsavtalet har undertecknats.

6) Begäran om utbetalning

De ekonomiska bidragen i sig tillhandahålls stödmottagaren antingen i efterhand (dvs. kostnader som redan uppstått återbetalas) eller som förhandsbetalningar, dvs. det ekonomiska bidraget tillhandahålls i förväg, beroende på det operativa programmet och ansökningsomgången. Vissa program kan kombinera båda typerna av betalningar inom ett projekt, men de vanligaste är efterhandsbetalningar.

När man betalar fakturor eller tar över det arbete som varit föremål för bidraget är det nödvändigt att tänka på de korrekta kraven på dessa dokument, som kommer att lämnas in till den förvaltande myndigheten för betalning först senare.

7) Utvärdering och fakturering

Mottagare av bidraget kommer endast att få ersättning för de kostnader som är så kallade stödberättigande. Vilka utgifter som kan anses vara stödberättigande anges i programplaneringsdokumentet eller i själva ansökningsomgången. Om den förvaltande myndigheten anser att vissa utgifter inte är stödberättigande, t.ex. på grund av att handlingarna har lämnats in på ett felaktigt sätt, kommer den förvaltande myndigheten att minska det belopp som begärs för ersättning. Det är också därför det är nödvändigt att tänka på kontinuerlig fotografering, närvarolistor, överlämningsprotokoll etc., som vi senare kommer att använda för att dokumentera fakturor.

På så sätt undviker man risken för att kostnaden inte godkänns och inte återbetalas till subventionsmottagaren.

8) Inspektion på plats

Varje projekt som har fått ekonomiskt bidrag från de nationella operativa programmen är föremål för kontroll av de administrativa myndigheterna. Det kan röra sig om en administrativ kontroll som utförs av den förvaltande myndigheten (eller det förmedlande organet) eller eventuella kontroller på plats. Till exempel kan projektdokumentation, projektets fysiska tillstånd (eller dess genomförande), den ekonomiska aspekten etc. kontrolleras.

Inspektionerna kan vara planerade eller slumpmässiga.

9) Projektets offentlighet

Varje stödmottagare som har fått bidrag från nationella operativa program måste informera om detta stöd i enlighet med den obligatoriska offentligheten för projekten. För mindre projekt möts publicitet oftast genom att en A3-affisch hängs upp på platsen för projektets genomförande.

Information om det genomförda projektet och dess medfinansiering med EU-medel måste vara tillgänglig för allmänheten åtminstone så länge projektet är hållbart.

10) Projektets hållbarhet

Projektet avslutas inte samma dag som den sista betalningen görs. Från och med nu är det nödvändigt att se till att projektet fortsätter att existera under en viss tidsperiod, dvs. att det fungerar utan subventioner. Hållbarhetsperioden för ett projekt som genomförs av en kommun är vanligtvis tre år, för utvalda projekt kan den vara fem år. Att upprätthålla projektets resultat i tre eller fem år är en förutsättning för programmet, men ett kvalitetsprojekt lever på egen hand mycket längre.

Det är bra att fundera på projektets lönsamhet efter genomförandet när man gör upp projektplanen och lämnar in ansökan om understöd.