DESET KORAKA DO USPEŠNE SUBVENCIJE

Do 85 odsto prihvatljivih troškova projekta. Takva može biti subvencija za izgradnju vokout igrališta pod određenim uslovima. Postupak uspješnog izvlačenja subvencije ima nekoliko faza. Ceo proces se može pripremiti unapred. U nastavku ćete naći deset osnovnih koraka koji vode do uspešnog izvlačenja subvencija.

1) Priprema projektnog plana u skladu sa potrebama opštine

Opština treba da odredi investicione prioritete, kao što su ulaganja u sportsku rekreaciju i sportsku opremu, i da ima bar osnovnu ideju o tome za šta joj je novac potreban i za šta namerava da ga iskoristi, odnosno da ima pripremljen plan projekta. Trebalo bi:

- navesti cilj koji treba postići (npr. objekti sportskog terena), strukturu projekta (u pogledu usluga, rada i osoblja, kao i vreme implementacije)

- uključiti identifikaciju ciljnih grupa koje će biti ciljane projektom (npr. stanovnici opštine, mladi itd.).

Neki programi subvencija zahtevaju od opštine da pripremi svoj preliminarni plan projekta u obliku strateškog dokumenta, koji odobrava opštinsko veće.

2) Pronalaženje odgovarajućeg poziva za subvenciju za plan opštine

Pozivi za subvencioniranje, tj. podsticaji za podnošenje zahteva za subvencije, obično su otvoreni samo ograničeno vreme. Po pravilu, ovo je period od jednog do tri meseca. Konkursi za dodjelu bespovratnih sredstava raspisuju se u cilju obezbeđivanja finansijske podrške projektima koji odgovaraju prioritetima relevantnog nacionalnog operativnog programa - npr. u oblasti podrške sportu. U pozivu se zatim navode i drugi uslovi, kao što su vrsta kvalifikovanih aplikanata, procenat podrške (tj. sufinansiranje), teritorijalni fokus itd. Ako je poziv najavljen, on uvek sadrži strateške ciljeve koje treba postići u okviru projekta.

Plan projekta mora biti u skladu sa strateškim ciljevima relevantnog nacionalnog operativnog programa i drugim uslovima utvrđenim u pozivu za dodjelu subvencija, u suprotnom prijava za dodjelu bespovratnih sredstava neće biti uspješna.

3) Podnošenje zahteva za podršku

Zahtev za subvenciju je ključni dokument koji će odlučiti da li će aplikacija biti uspešna. Zahtev za subvenciju obično treba da bude praćen mnogim obaveznim prilozima. Spisak obaveznih priloga i drugih uslova iz aplikacije za podršku obično je deo samog poziva, ali uvek uključuje plan projekta, u nekim slučajevima i studiju izvodljivosti.

U ovoj fazi potrebno je prilagoditi dokumente najavljenom pozivu i detaljno ih obraditi. Plan projekta treba da sadrži informacije o spremnosti projekta, planiranom budućem toku rešenja i rezultatima projekta nakon kompletne implementacije.

4) Procena zahteva za podršku

Podnesene prijave za subvencije ocenjuje upravljačko telo (koje je obično nadležno ministarstvo) ili institucija koju je ono ovlastilo (tzv. posredničko telo). Prijave ocenjuje višečlana stručna komisija prema kriterijumima koji su deo poziva (možemo ih naći direktno u pozivu ili u pratećoj dokumentaciji – na primer, u priručniku za aplikativce/korisnike).

Od suštinskog je značaja da projekat koji će se kofinansirati iz subvencija ispunjava, ako je moguće, sve kriterijume ocenjivanja da bi prijava za grant bila uspešna.

5) Implementacija projekta

Ukoliko se prijava smatra uspešnom, aplikant dobija nacrt ugovora kojim se utvrđuju uslovi za sufinansiranje i realizaciju projekta. To posebno uključuje pravila za izbor dobavljača, obavezno objavljivanje projekta, principe za čuvanje i čuvanje projektne dokumentacije, itd.

Projekat se obično može realizovati tek nakon potpisivanja ugovora o subvenciji.

6) Zahtev za plaćanje

Sami finansijski doprinosi se obezbeđuju primaocu subvencije ili kao ex post plaćanja (tj. već nastali troškovi se nadoknađuju) ili kao ex ante plaćanja, tj. finansijski doprinos se obezbeđuje unapred, u zavisnosti od operativnog programa i poziva. Neki programi mogu kombinovati obe vrste plaćanja u okviru jednog projekta, ali najčešći su ek-post plaćanja.

Prilikom plaćanja faktura ili preuzimanja posla koji je bio predmet subvencije, potrebno je razmisliti o odgovarajućim zahtjevima ovih dokumenata, koji će tek naknadno biti dostavljeni upravljačkom tijelu na plaćanje.

7) Evaluacija i naplata

Primaoci subvencije će biti nadoknađeni samo za one troškove koji su takozvani podobni. Koji se troškovi mogu smatrati prihvatljivim navedeno je u programskom dokumentu ili u samom pozivu. Ako su neki troškovi označeni od strane upravljačkog tela kao nepodobni, npr. dokumenti su pogrešno dostavljeni, upravljačko telo će smanjiti iznos koji se traži za nadoknadu. I zato je potrebno razmišljati o kontinuiranom fotografisanju, listama prisutnih, protokolima primopredaje i sl., koje ćemo kasnije koristiti za dokumentovanje faktura.

Time će se izbjeći rizik da će troškovi biti priznati kao nepodobni i neće biti nadoknađeni primaocu subvencije.

8) Inspekcija na licu mesta

Svaki projekat koji je dobio finansijski doprinos iz nacionalnih operativnih programa podleže kontroli organa uprave. To može biti administrativna provera od strane upravljačkog tela (ili posredničkog tela) ili moguće provere na licu mesta. Na primer, može se proveriti projektna dokumentacija, fizičko stanje projekta (ili njegova implementacija), finansijski aspekt itd.

Inspekcije mogu biti planirane ili nasumične.

9) Publicitet projekta

Svaki korisnik koji je dobio subvenciju iz nacionalnih operativnih programa dužan je obavijestiti o ovoj pomoći u skladu sa obaveznom publicitetom projekata. Za manje projekte, publicitet se najčešće susreće obešavanjem A3 postera na mestu implementacije projekta.

Informacije o realizovanom projektu i njegovom sufinansiranju iz fondova Evropske unije moraju ostati javno dostupne najkasnije za vreme trajanja održivosti projekta.

10) Održivost projekta

Projekat se ne završava danom uplate poslednje uplate. Od tog trenutka potrebno je osigurati da projekat nastavi postojati određeni vremenski period, tj. da radi bez subvencija. Period održivosti projekta koji sprovodi opština je obično tri godine, za odabrane projekte može biti pet godina. Održavanje rezultata projekta za tri ili pet godina je programski uslov, ali kvalitetan projekat živi sam od sebe mnogo duže.

Dobro je razmišljati o profitabilnosti projekta nakon njegove implementacije prilikom pripreme projektnog plana i podnošenja prijave za grant.