ZECE PAȘI PENTRU O SUBVENȚIE DE SUCCES

Până la 85% din costurile eligibile ale proiectului. Aceasta poate fi o subvenție pentru construcția de locuri de joacă în anumite condiții. Procedura pentru obținerea cu succes a unei subvenții are mai multe etape. Întregul proces poate fi pregătit în avans. Mai jos veți găsi cei zece pași de bază care duc la obținerea cu succes a subvențiilor.

1) Pregătirea planului de proiect în funcție de nevoile municipalității

Municipalitatea ar trebui să fi stabilit priorități de investiții, cum ar fi investițiile în recreere sportivă și echipamente sportive, și să aibă cel puțin o idee de bază despre ce are nevoie de bani și pentru ce intenționează să-i folosească, adică ar trebui să aibă pregătit un plan de proiect. Acesta ar trebui:

- specificați obiectivul care trebuie atins (de exemplu, facilitățile terenului de sport), structura proiectului (în ceea ce privește serviciile, munca și personalul, precum și timpul de implementare)

- să includă identificarea grupurilor țintă vizate de proiect (de exemplu, locuitorii municipalității, tinerii etc.).

Unele programe de subvenționare impun municipalității să aibă planul preliminar de proiect pregătit sub forma unui document strategic, care este aprobat de consiliul municipal.

2) Găsirea unui apel de subvenție adecvat pentru planul municipalității

Cererile de subvenții, adică stimulentele pentru depunerea cererilor de subvenții, sunt de obicei deschise doar pentru o perioadă limitată de timp. De regulă, aceasta este o perioadă de una până la trei luni. Cererile de granturi sunt anunțate pentru a oferi sprijin financiar pentru proiecte care corespund priorităților programului operațional național relevant - de exemplu, în domeniul sprijinului sportiv. Apelul specifică apoi alte condiții, cum ar fi tipul de solicitanți eligibili, procentul de sprijin (și anume, cofinanțare), concentrarea teritorială etc. Dacă se anunță un apel, acesta conține întotdeauna obiective strategice care trebuie atinse în cadrul proiectului.

Planul de proiect trebuie să respecte obiectivele strategice ale programului operațional național relevant și alte condiții stabilite în cererea de subvenție, în caz contrar cererea de grant nu va avea succes.

3) Depunerea unei cereri de sprijin

Cererea de subvenție este un document cheie care va decide dacă cererea va avea succes. O cerere de subvenție trebuie, de obicei, să fie însoțită de multe anexe obligatorii. Lista anexelor obligatorii și a altor cerințe ale cererii de sprijin face de obicei parte din cererea de propuneri în sine, dar include întotdeauna un plan de proiect, în unele cazuri și un studiu de fezabilitate.

În această etapă, este necesar să adaptați documentele la apelul anunțat și să le procesați în detaliu. Planul de proiect ar trebui să conțină informații despre gradul de pregătire al proiectului, cursul viitor planificat al soluției și rezultatele proiectului după implementarea completă.

4) Evaluarea cererii de sprijin

Cererile de subvenții depuse sunt evaluate de autoritatea de management (care este de obicei ministerul de resort) sau de o instituție autorizată de aceasta (așa-numitul organism intermediar). Cererile sunt evaluate de un comitet de experți format din mai mulți membri în funcție de criteriile care fac parte din apel (le putem găsi fie direct în apel, fie în documentația aferentă – de exemplu, în manualul solicitanților/beneficiarilor).

Este esențial ca proiectul care urmează să fie cofinanțat din subvenții să îndeplinească, dacă este posibil, toate criteriile de evaluare pentru ca cererea de grant să fie acceptată.

5) Implementarea proiectului

În cazul în care cererea este considerată acceptată, solicitantul primește un proiect de contract care stabilește condițiile de cofinanțare și de implementare a proiectului. Acestea includ în special normele de selecție a furnizorilor, publicitatea obligatorie a proiectului, principiile de păstrare și stocare a documentelor de proiect etc.

Proiectul poate fi implementat de obicei numai după semnarea contractului de subvenționare.

6) Cerere de plată

Contribuțiile financiare în sine sunt furnizate beneficiarului subvenției fie sub formă de plăți ex post (adică costurile deja suportate sunt rambursate), fie sub formă de plăți ex ante, adică contribuția financiară este furnizată în avans, în funcție de programul operațional și de cererea de propuneri. Unele programe pot combina ambele tipuri de plăți într-un singur proiect, dar cele mai frecvente sunt plățile ex post.

Atunci când plătiți facturile sau preluați lucrările care au făcut obiectul subvenției, este necesar să vă gândiți la cerințele corespunzătoare ale acestor documente, care vor fi prezentate autorității de management pentru plată numai ulterior.

7) Evaluare și facturare

Beneficiarii subvenției vor fi rambursați numai pentru acele cheltuieli care sunt așa-numite eligibile. Cheltuielile care pot fi considerate eligibile sunt stabilite în documentul de programare sau în cererea de propuneri în sine. În cazul în care unele cheltuieli sunt marcate de autoritatea de management ca neeligibile, de exemplu, documentele au fost depuse incorect, autoritatea de management va reduce suma solicitată pentru rambursare. De aceea este necesar să ne gândim la realizarea continuă de fotografii, liste de prezență, protocoale de predare etc., pe care le vom folosi ulterior pentru a documenta facturile.

Acest lucru va evita riscul ca costul să fie recunoscut ca neeligibil și să nu fie rambursat beneficiarului subvenției.

8) Inspecție la fața locului

Fiecare proiect care a primit o contribuție financiară din partea programelor operaționale naționale este supus controlului autorităților administrative. Aceasta poate fi o verificare administrativă efectuată de autoritatea de management (sau de organismul intermediar) sau posibile verificări la fața locului. De exemplu, documentația proiectului, starea fizică a proiectului (sau implementarea acestuia), aspectul financiar etc., pot fi verificate.

Inspecțiile pot fi planificate sau aleatorii.

9) Publicitatea proiectului

Fiecare beneficiar care a primit o subvenție din programele operaționale naționale trebuie să informeze cu privire la această asistență în conformitate cu publicitatea obligatorie a proiectelor. Pentru proiectele la scară mai mică, publicitatea este cel mai adesea întâmpinată prin agățarea unui poster A3 la locul de implementare a proiectului.

Informațiile despre proiectul implementat și cofinanțarea acestuia din fondurile Uniunii Europene trebuie să rămână disponibile publicului cel puțin pe durata sustenabilității proiectului.

10) Sustenabilitatea proiectului

Proiectul nu se încheie în ziua plății ultimei plăți. Din acest moment, este necesar să se asigure că proiectul continuă să existe pentru o anumită perioadă de timp, adică funcționează fără subvenții. Perioada de sustenabilitate a unui proiect implementat de o municipalitate este de obicei de trei ani, pentru proiectele selectate poate fi de cinci ani. Menținerea rezultatelor proiectului timp de trei sau cinci ani este o condiție a programului, dar un proiect de calitate trăiește de la sine mult mai mult.

Este bine să ne gândim la profitabilitatea proiectului după implementarea acestuia atunci când pregătiți planul de proiect și depuneți cererea de finanțare.