DZIESIĘĆ KROKÓW DO UDANEJ DOTACJI

Do 85 proc. kosztów kwalifikowanych projektu. Pod pewnymi warunkami może to być dotacja na budowę placów zabaw dla wokoutów. Procedura skutecznego uzyskania dotacji składa się z kilku etapów. Cały proces można przygotować z wyprzedzeniem. Poniżej znajdziesz dziesięć podstawowych kroków, które prowadzą do pomyślnego zaciągnięcia dotacji.

1) Przygotowanie planu projektu zgodnie z potrzebami gminy

Gmina powinna mieć ustalone priorytety inwestycyjne, takie jak inwestycje w sprzęt sportowy, rekreacyjny i sportowy, a także mieć przynajmniej podstawowe pojęcie o tym, na co potrzebuje pieniędzy i na co zamierza je przeznaczyć, czyli powinna mieć przygotowany plan przedsięwzięcia. Powinien on:

- określić cel do osiągnięcia (np. zaplecze boiska sportowego), strukturę projektu (w odniesieniu do usług, pracy i personelu, a także czasu realizacji)

- zawierać identyfikację grup docelowych, do których ma być skierowany projekt (np. mieszkańcy gminy, młodzież itp.).

Niektóre programy dotacyjne wymagają od gminy przygotowania wstępnego planu projektu w formie dokumentu strategicznego, który jest zatwierdzany przez radę gminy.

2) Znalezienie odpowiedniego wniosku o dotację do planu gminy

Zaproszenia do składania wniosków o dotacje, tj. zachęty do składania wniosków o dotacje, są zazwyczaj otwarte tylko przez ograniczony czas. Z reguły jest to okres od jednego do trzech miesięcy. Konkursy grantowe ogłaszane są w celu udzielenia wsparcia finansowego dla projektów, które odpowiadają priorytetom danego krajowego programu operacyjnego – np. w obszarze wsparcia sportu. W zaproszeniu do składania wniosków określono następnie inne warunki, takie jak rodzaj kwalifikujących się wnioskodawców, procent wsparcia (tj. współfinansowanie), ukierunkowanie terytorialne itp. Jeśli nabór jest ogłaszany, zawsze zawiera cele strategiczne do osiągnięcia w ramach projektu.

Plan projektu musi być zgodny z celami strategicznymi odpowiedniego krajowego programu operacyjnego oraz innymi warunkami określonymi w zaproszeniu do składania wniosków o dofinansowanie, w przeciwnym razie wniosek o dotację nie zostanie rozpatrzony pozytywnie.

3) Złożenie wniosku o wsparcie

Wniosek o dofinansowanie jest kluczowym dokumentem, który zadecyduje o tym, czy wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie. Do wniosku o dotację zazwyczaj musi być dołączonych wiele obowiązkowych załączników. Wykaz obowiązkowych załączników i innych wymogów wniosku o wsparcie jest zazwyczaj częścią samego zaproszenia, ale zawsze zawiera plan projektu, a w niektórych przypadkach także studium wykonalności.

Na tym etapie konieczne jest dostosowanie dokumentów do ogłoszonego naboru i ich szczegółowe przepracowanie. Plan projektu powinien zawierać informacje o gotowości projektu, planowanym przyszłym przebiegu rozwiązania oraz rezultatach projektu po całkowitym wdrożeniu.

4) Ocena wniosku o wsparcie

Złożone wnioski o dofinansowanie są oceniane przez instytucję zarządzającą (którą najczęściej jest właściwe ministerstwo) lub przez upoważnioną przez nią instytucję (tzw. instytucję pośredniczącą). Wnioski są oceniane przez wieloosobową komisję ekspercką według kryteriów, które są częścią zaproszenia (możemy je znaleźć albo bezpośrednio w konkursie, albo w powiązanej z nim dokumentacji – np. w podręczniku dla wnioskodawców/beneficjentów).

Istotne jest, aby projekt, który ma być współfinansowany z dotacji, spełniał, w miarę możliwości, wszystkie kryteria oceny, aby wniosek o dotację został rozpatrzony pozytywnie.

5) Realizacja projektu

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, wnioskodawca otrzymuje projekt umowy określający warunki dofinansowania i realizacji projektu. Należą do nich w szczególności zasady wyboru dostawców, obowiązkowa reklama projektu, zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji projektowej itp.

Projekt może zostać zrealizowany zazwyczaj dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

6) Wezwanie do zapłaty

Same wkłady finansowe są przekazywane beneficjentowi dotacji w formie płatności ex post (tj. koszty już poniesione są zwracane) lub w formie płatności ex ante, tj. wkład finansowy jest przekazywany z góry, w zależności od programu operacyjnego i zaproszenia do składania wniosków. Niektóre programy mogą łączyć oba rodzaje płatności w ramach jednego projektu, ale najczęściej są to płatności ex-post.

Płacąc faktury lub przejmując prace, które były przedmiotem dotacji, należy zastanowić się nad odpowiednimi wymaganiami dotyczącymi tych dokumentów, które dopiero w późniejszym czasie zostaną przedłożone do zapłaty instytucji zarządzającej.

7) Ocena i rozliczenie

Beneficjenci dofinansowania otrzymają zwrot tylko tych wydatków, które są tzw. kwalifikowalne. Jakie wydatki można uznać za kwalifikowalne, określono w dokumencie programowym lub w samym zaproszeniu do składania wniosków. Jeżeli niektóre wydatki zostaną oznaczone przez instytucję zarządzającą jako niekwalifikowalne, np. dokumenty zostały złożone nieprawidłowo, instytucja zarządzająca zmniejszy kwotę wnioskowaną o zwrot. Dlatego też należy pomyśleć o ciągłym robieniu zdjęć, list obecności, protokołów zdawczo-odbiorczych itp., które później wykorzystamy do dokumentowania faktur.

Pozwoli to uniknąć ryzyka, że koszt zostanie uznany za niekwalifikowalny i nie zostanie zwrócony odbiorcy dofinansowania.

8) Kontrola na miejscu

Każdy projekt, który otrzymał wkład finansowy z krajowych programów operacyjnych, podlega kontroli organów administracyjnych. Może to być kontrola administracyjna przeprowadzana przez instytucję zarządzającą (lub instytucję pośredniczącą) lub ewentualne kontrole na miejscu. Można na przykład sprawdzić dokumentację projektową, stan fizyczny projektu (lub jego realizacji), aspekt finansowy itp.

Inspekcje mogą być planowane lub wyrywkowe.

9) Promocja projektu

Każdy beneficjent, który otrzymał dotację z krajowych programów operacyjnych, musi poinformować o tej pomocy zgodnie z obowiązkowym upublicznieniem projektów. W przypadku projektów na mniejszą skalę rozgłos najczęściej spotyka się z wywieszeniem plakatu w formacie A3 w miejscu realizacji projektu.

Informacje o realizowanym projekcie i jego dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej muszą pozostać publicznie dostępne co najmniej przez okres trwałości projektu.

10) Trwałość projektu

Projekt nie kończy się w dniu uiszczenia ostatniej wpłaty. Od tego momentu konieczne jest zapewnienie, aby projekt trwał przez określony czas, czyli działał bez dotacji. Okres trwałości projektu realizowanego przez gminę wynosi zazwyczaj trzy lata, w przypadku wybranych projektów może to być pięć lat. Utrzymanie wyników projektu przez trzy lub pięć lat jest warunkiem programu, ale projekt wysokiej jakości żyje sam w sobie znacznie dłużej.

O rentowności projektu po jego realizacji dobrze jest pomyśleć przygotowując plan projektu i składając wniosek o dofinansowanie.