TI STEG TIL ET VELLYKKET TILSKUDD

Inntil 85 prosent av støtteberettigede prosjektkostnader. Dette kan være et tilskudd til bygging av vekkelekeplasser under visse betingelser. Prosedyren for å lykkes med å trekke et tilskudd har flere trinn. Hele prosessen kan forberedes på forhånd. Nedenfor finner du de ti grunnleggende trinnene som fører til vellykket trekk av subsidier.

1) Utarbeidelse av prosjektplan etter kommunens behov

Kommunen bør ha satt investeringsprioriteringer, som investeringer i idrettsrekreasjon og idrettsutstyr, og i det minste ha en grunnleggende idé om hva den trenger pengene til og hva den har tenkt å bruke dem til, det vil si at den bør ha utarbeidet en prosjektplan. Den bør:

- spesifisere målet som skal nås (f.eks. idrettsanlegg), prosjektstruktur (med hensyn til tjenester, arbeid og personell, samt gjennomføringstid)

- inkludere identifisering av målgruppene som prosjektet skal målrette mot (f.eks. innbyggere i kommunen, ungdom osv.).

Noen tilskuddsordninger krever at kommunen får utarbeidet sin foreløpige prosjektplan i form av et strategisk dokument, som godkjennes av kommunestyret.

2) Finne en passende tilskuddsutlysning til kommunens plan

Tilskuddsutlysninger, det vil si insentiver til å sende inn søknader om tilskudd, er vanligvis bare åpne i en begrenset periode. Som regel er dette en periode på en til tre måneder. Tilskuddsutlysninger lyses ut for å gi økonomisk støtte til prosjekter som samsvarer med prioriteringene i det aktuelle nasjonale operasjonsprogrammet, for eksempel innen idrettsstøtte. Utlysningen spesifiserer deretter andre vilkår, for eksempel type kvalifiserte søkere, støtteprosent (dvs. medfinansiering), territorielt fokus osv. Hvis en utlysning lyses ut, inneholder den alltid strategiske mål som skal nås i prosjektet.

Prosjektplanen må være i tråd med de strategiske målene i det aktuelle nasjonale driftsprogrammet og andre vilkår i utlysningen, ellers vil søknaden ikke bli innvilget.

3) Innlevering av søknad om støtte

Søknaden om tilskudd er et sentralt dokument som avgjør om søknaden blir innvilget. En søknad om tilskudd må vanligvis ledsages av mange obligatoriske vedlegg. Listen over obligatoriske vedlegg og andre krav til søknaden om støtte er vanligvis en del av selve utlysningen, men den inneholder alltid en prosjektplan, i noen tilfeller også en mulighetsstudie.

På dette stadiet er det nødvendig å tilpasse dokumentene til den annonserte utlysningen og behandle dem i detalj. Prosjektplanen skal inneholde informasjon om prosjektets beredskap, det planlagte fremtidige forløpet av løsningen og resultatene av prosjektet etter fullstendig gjennomføring.

4) Vurdering av søknaden om støtte

Innsendte søknader om tilskudd vurderes av forvaltningsmyndigheten (som vanligvis er det aktuelle departementet) eller av en institusjon som er autorisert av den (det såkalte mellomorganet). Søknadene vurderes av en ekspertkomité med flere medlemmer etter kriterier som inngår i utlysningen (vi finner dem enten direkte i utlysningen eller i tilhørende dokumentasjon – for eksempel i håndboken for søkere/mottakere).

Det er vesentlig at prosjektet som skal medfinansieres med tilskudd, om mulig oppfyller alle evalueringskriteriene for at søknaden skal bli innvilget.

5) Prosjektgjennomføring

Dersom søknaden vurderes som innvilget, mottar søker et utkast til kontrakt som angir vilkårene for medfinansiering og gjennomføring av prosjektet. Disse inkluderer spesielt regler for valg av leverandører, obligatorisk prosjektpublisitet, prinsipper for oppbevaring og oppbevaring av prosjektdokumenter osv.

Prosjektet kan vanligvis bare gjennomføres etter signering av tilskuddskontrakten.

6) Forespørsel om betaling

Selve tilskuddet gis til tilskuddsmottakeren enten som etterbetalinger (dvs. at kostnader som allerede er påløpt refunderes) eller som forhåndsbetalinger, det vil si at det økonomiske bidraget gis på forhånd, avhengig av driftsprogrammet og utlysningen. Noen programmer kan kombinere begge betalingstypene innenfor ett prosjekt, men de vanligste er etterfølgende betalinger.

Når du betaler fakturaer eller overtar arbeidet som var gjenstand for tilskuddet, er det nødvendig å tenke på de riktige kravene til disse dokumentene, som først vil bli sendt til forvaltningsmyndigheten for betaling senere.

7) Evaluering og fakturering

Mottakere av tilskuddet vil kun få refundert de utgiftene som er såkalt kvalifiserte. Hvilke utgifter som kan anses som støtteberettigede, fremgår av programdokumentet eller i selve utlysningen. Hvis noen utgifter er merket av forvaltningsmyndigheten som ikke støtteberettiget, for eksempel at dokumentene ble sendt inn feil, vil forvaltningsmyndigheten redusere beløpet som kreves refusjon. Derfor er det også nødvendig å tenke på kontinuerlig fotografering, oppmøtelister, overleveringsprotokoller osv., som vi senere skal bruke til å dokumentere fakturaer.

Dette vil unngå risikoen for at kostnaden blir anerkjent som ikke-kvalifisert og ikke vil bli refundert til tilskuddsmottakeren.

8) Inspeksjon på stedet

Hvert prosjekt som har fått økonomisk bidrag fra de nasjonale operasjonsprogrammene, er underlagt kontroll fra forvaltningsmyndighetene. Dette kan være en administrativ kontroll av forvaltningsmyndigheten (eller det formidlende organet) eller mulige kontroller på stedet. For eksempel kan prosjektdokumentasjon, prosjektets fysiske tilstand (eller gjennomføringen), det økonomiske aspektet osv.

Inspeksjoner kan være planlagte eller tilfeldige.

9) Publisitet av prosjektet

Hver mottaker som har mottatt tilskudd fra nasjonale driftsprogrammer, skal informere om dette tilskuddet i henhold til obligatorisk offentliggjøring av prosjektene. For mindre prosjekter blir publisitet oftest møtt ved å henge en A3-plakat på prosjektgjennomføringsstedet.

Informasjon om det gjennomførte prosjektet og dets medfinansiering fra EU-midler må forbli offentlig tilgjengelig i det minste så lenge prosjektet er bærekraftig.

10) Prosjektets bærekraft

Prosjektet avsluttes ikke på dagen for betaling av siste betaling. Fra dette tidspunktet er det nødvendig å sikre at prosjektet fortsetter å eksistere i en viss periode, det vil si at det opererer uten subsidier. Bærekraftsperioden for et prosjekt som gjennomføres av en kommune er vanligvis tre år, for utvalgte prosjekter kan den være fem år. Å opprettholde prosjektresultatene i tre eller fem år er en programbetingelse, men et kvalitetsprosjekt lever av seg selv mye lenger.

Det er lurt å tenke på lønnsomheten i prosjektet etter gjennomføringen når du utarbeider prosjektplanen og sender inn søknaden.