DESET KORAKA DO USPJEŠNE SUBVENCIJE

Do 85 posto prihvatljivih troškova projekta. Takva može biti subvencija za izgradnju wokout igrališta pod određenim uvjetima. Postupak uspješnog izvlačenja subvencije ima nekoliko faza. Cijeli se postupak može pripremiti unaprijed. U nastavku ćete pronaći deset osnovnih koraka koji vode do uspješnog povlačenja subvencija.

1) Izrada projektnog plana prema potrebama općine

Općina je trebala imati postavljene prioritete ulaganja, poput ulaganja u sportsku rekreaciju i sportsku opremu, te imati barem osnovnu ideju za što joj je novac potreban i za što ga namjerava iskoristiti, odnosno treba imati pripremljen projektni plan. Trebao bi:

- navesti cilj koji treba postići (npr. sportski tereni), strukturu projekta (s obzirom na usluge, rad i osoblje, kao i vrijeme provedbe)

- uključiti identifikaciju ciljnih skupina na koje će projekt biti usmjeren (npr. stanovnici općine, mladi itd.).

Neki programi subvencija zahtijevaju od općine da pripremi svoj preliminarni projektni plan u obliku strateškog dokumenta, koji odobrava općinsko vijeće.

2) Pronalaženje odgovarajućeg poziva na dodjelu subvencija za plan općine

Pozivi na dodjelu subvencija, odnosno poticaji za podnošenje zahtjeva za subvenciju, obično su otvoreni samo ograničeno vrijeme. U pravilu je to razdoblje od jednog do tri mjeseca. Natječaji za dodjelu bespovratnih sredstava raspisuju se kako bi se osigurala financijska potpora za projekte koji odgovaraju prioritetima relevantnog nacionalnog operativnog programa – npr. u području potpore sportu. U pozivu se zatim navode drugi uvjeti, kao što su vrsta prihvatljivih podnositelja zahtjeva, postotak potpore (tj. sufinanciranje), teritorijalna usmjerenost itd. Ako je poziv raspisan, on uvijek sadrži strateške ciljeve koje treba ostvariti u okviru projekta.

Projektni plan mora biti u skladu sa strateškim ciljevima relevantnog nacionalnog operativnog programa i drugim uvjetima navedenim u pozivu za dodjelu bespovratnih sredstava, u protivnom zahtjev za dodjelu bespovratnih sredstava neće biti uspješan.

3) Podnošenje zahtjeva za potporu

Zahtjev za subvenciju ključni je dokument koji će odlučiti hoće li zahtjev biti uspješan. Zahtjev za subvenciju obično mora biti popraćen mnogim obveznim prilozima. Popis obveznih priloga i drugih uvjeta zahtjeva za potporu obično je dio samog poziva, ali uvijek uključuje projektni plan, u nekim slučajevima i studiju izvedivosti.

U ovoj fazi potrebno je dokumente prilagoditi najavljenom pozivu i detaljno ih obraditi. Projektni plan treba sadržavati informacije o spremnosti projekta, planiranom budućem tijeku rješenja i rezultatima projekta nakon potpune provedbe.

4) Ocjena zahtjeva za potporu

Podnesene zahtjeve za subvencije ocjenjuje upravljačko tijelo (koje je obično nadležno ministarstvo) ili institucija koju ono ovlasti (tzv. posredničko tijelo). Prijave ocjenjuje višečlano stručno povjerenstvo prema kriterijima koji su dio poziva (možemo ih pronaći izravno u pozivu ili u pripadajućoj dokumentaciji – primjerice, u priručniku za prijavitelje/korisnike).

Bitno je da projekt koji će se sufinancirati iz subvencija ispunjava, ako je moguće, sve kriterije ocjenjivanja kako bi zahtjev za bespovratna sredstva bio uspješan.

5) Provedba projekta

Ako se prijava ocijeni uspješnom, prijavitelj dobiva nacrt ugovora u kojem se utvrđuju uvjeti za sufinanciranje i provedbu projekta. To posebno uključuje pravila za odabir dobavljača, obveznu promidžbu projekta, načela za čuvanje i pohranu projektne dokumentacije itd.

Projekt se obično može provesti tek nakon potpisivanja ugovora o subvenciji.

6) Zahtjev za plaćanje

Sami financijski doprinosi daju se primatelju subvencije u obliku ex post plaćanja (tj. nadoknađuju se već nastali troškovi) ili kao ex ante plaćanja, odnosno financijski doprinos daje se unaprijed, ovisno o operativnom programu i pozivu. Neki programi mogu kombinirati obje vrste plaćanja unutar jednog projekta, ali najčešća su ex post plaćanja.

Prilikom plaćanja računa ili preuzimanja posla koji je bio predmet subvencije, potrebno je razmisliti o odgovarajućim zahtjevima tih dokumenata, koji će se tek naknadno dostaviti upravljačkom tijelu na plaćanje.

7) Procjena i naplata

Primateljima subvencije bit će nadoknađeni samo oni troškovi koji ispunjavaju uvjete. Koji se rashodi mogu smatrati prihvatljivima utvrđeno je u programskom dokumentu ili u samom pozivu. Ako upravljačko tijelo neke troškove označi kao neprihvatljive, npr. dokumenti su nepravilno podneseni, upravljačko tijelo smanjit će iznos koji se traži za nadoknadu. I zato je potrebno razmišljati o kontinuiranom fotografiranju, nazočnim listama, primopredajnim protokolima i sl., koje ćemo kasnije koristiti za dokumentiranje računa.

Time će se izbjeći rizik da će trošak biti priznat kao neprihvatljiv i neće biti nadoknađen primatelju subvencije.

8) Inspekcija na licu mjesta

Svaki projekt koji je dobio financijski doprinos iz nacionalnih operativnih programa podliježe kontroli upravnih tijela. To može biti administrativna provjera koju provodi upravljačko tijelo (ili posredničko tijelo) ili moguće provjere na licu mjesta. Na primjer, može se provjeriti projektna dokumentacija, fizičko stanje projekta (ili njegova provedba), financijski aspekt itd.

Inspekcije mogu biti planirane ili nasumične.

9) Promidžba projekta

Svaki korisnik koji je primio subvenciju iz nacionalnih operativnih programa dužan je obavijestiti o toj pomoći u skladu s obveznom promidžbom projekata. Za manje projekte, publicitet se najčešće nailazi vješanjem A3 plakata na mjestu provedbe projekta.

Informacije o provedenom projektu i njegovom sufinanciranju iz fondova Europske unije moraju ostati javno dostupne barem za vrijeme trajanja održivosti projekta.

10) Održivost projekta

Projekt ne završava danom uplate posljednje uplate. Od tog trenutka potrebno je osigurati da projekt nastavi postojati određeno vrijeme, odnosno da djeluje bez subvencija. Razdoblje održivosti projekta koji provodi općina obično je tri godine, za odabrane projekte može biti pet godina. Održavanje rezultata projekta tri ili pet godina programski je uvjet, ali kvalitetan projekt živi sam od sebe mnogo duže.

O isplativosti projekta nakon njegove provedbe dobro je razmišljati prilikom pripreme projektnog plana i podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva.