DIX ÉTAPES POUR UNE SUBVENTION RÉUSSIE

Jusqu’à 85 % des coûts admissibles du projet. Il peut s’agir d’une subvention pour la construction d’aires de jeux wokout sous certaines conditions. La procédure pour obtenir une subvention se déroule en plusieurs étapes. L’ensemble du processus peut être préparé à l’avance. Vous trouverez ci-dessous les dix étapes de base qui mènent à l’obtention réussie de subventions.

1) Préparation du plan de projet en fonction des besoins de la municipalité

La municipalité doit avoir fixé des priorités d’investissement, telles que des investissements dans les loisirs sportifs et les équipements sportifs, et avoir au moins une idée de base de ce dont elle a besoin de l’argent et de l’utilisation qu’elle compte en faire, c’est-à-dire qu’elle doit avoir un plan de projet préparé. Il doit :

- préciser l’objectif à atteindre (par exemple, les installations sportives), la structure du projet (en ce qui concerne les services, le travail et le personnel, ainsi que le temps de mise en œuvre)

- inclure l’identification des groupes cibles à cibler par le projet (par exemple, les résidents de la municipalité, les jeunes, etc.).

Certains programmes de subventions exigent que la municipalité fasse préparer son plan préliminaire de projet sous la forme d’un document stratégique, qui est approuvé par le conseil municipal.

2) Trouver un appel de subvention approprié pour le plan de la municipalité

Les appels de subventions, c’est-à-dire les incitations à présenter des demandes de subvention, ne sont généralement ouverts que pour une durée limitée. En règle générale, il s’agit d’une période d’un à trois mois. Des appels à subventions sont lancés afin d’apporter un soutien financier à des projets qui correspondent aux priorités du programme opérationnel national concerné, par exemple dans le domaine du soutien au sport. L’appel spécifie ensuite d’autres conditions, telles que le type de demandeurs éligibles, le pourcentage de soutien (c’est-à-dire le cofinancement), l’orientation territoriale, etc. Si un appel est annoncé, il contient toujours des objectifs stratégiques à atteindre dans le cadre du projet.

Le plan de projet doit être conforme aux objectifs stratégiques du programme opérationnel national concerné et aux autres conditions énoncées dans l’appel à subventions, faute de quoi la demande de subvention ne sera pas retenue.

3) Dépôt d’une demande de soutien

La demande de subvention est un document clé qui déterminera si la demande sera retenue. Une demande de subvention doit généralement être accompagnée de nombreuses pièces jointes obligatoires. La liste des annexes obligatoires et autres exigences de la demande d’aide fait généralement partie de l’appel lui-même, mais elle comprend toujours un plan de projet, dans certains cas également une étude de faisabilité.

À ce stade, il est nécessaire d’adapter les documents à l’appel annoncé et de les traiter en détail. Le plan de projet doit contenir des informations sur l’état de préparation du projet, l’évolution future prévue de la solution et les résultats du projet une fois la mise en œuvre terminée.

4) Appréciation de la demande de soutien

Les demandes de subventions soumises sont évaluées par l’autorité de gestion (qui est généralement le ministère compétent) ou par une institution autorisée par celle-ci (l’organisme intermediaire). Les demandes sont évaluées par un comité d’experts composé de plusieurs membres selon des critères qui font partie de l’appel (nous pouvons les trouver soit directement dans l’appel, soit dans la documentation correspondante – par exemple, dans le manuel pour les demandeurs/bénéficiaires).

Il est essentiel que le projet à cofinancer par des subventions remplisse, si possible, tous les critères d’évaluation pour que la demande de subvention soit retenue.

5) Mise en œuvre du projet

Si la demande est considérée comme retenue, le demandeur reçoit un projet de contrat fixant les conditions de cofinancement et de mise en œuvre du projet. Il s’agit notamment des règles de sélection des fournisseurs, de la publicité obligatoire du projet, des principes de conservation et de conservation des documents du projet, etc.

Le projet ne peut généralement être mis en œuvre qu’après la signature du contrat de subvention.

6) Demande de paiement

Les contributions financières elles-mêmes sont fournies au bénéficiaire de la subvention soit sous forme de paiements ex post (c’est-à-dire que les coûts déjà encourus sont remboursés), soit sous forme de paiements ex ante, c’est-à-dire que la contribution financière est fournie à l’avance, en fonction du programme opérationnel et de l’appel. Certains programmes peuvent combiner les deux types de paiements au sein d’un même projet, mais les plus courants sont les paiements ex post.

Lors du paiement des factures ou de la reprise des travaux qui ont fait l’objet de la subvention, il est nécessaire de réfléchir aux exigences propres de ces documents, qui ne seront soumis à l’autorité de gestion pour paiement qu’ultérieurement.

7) Évaluation et facturation

Les bénéficiaires de la subvention ne seront remboursés que pour les dépenses dites éligibles. Les dépenses qui peuvent être considérées comme éligibles sont définies dans le document de programmation ou dans l’appel lui-même. Si certaines dépenses sont marquées par l’autorité de gestion comme non éligibles, par exemple si les documents n’ont pas été soumis correctement, l’autorité de gestion réduira le montant réclamé pour le remboursement. C’est aussi pourquoi il est nécessaire de penser à la prise continue de photographies, de listes de présence, de protocoles de remise, etc., que nous utiliserons plus tard pour documenter les factures.

Cela évitera le risque que le coût soit reconnu inadmissible et ne soit pas remboursé au bénéficiaire de la subvention.

8) Inspection sur place

Chaque projet ayant bénéficié d’une contribution financière au titre des programmes opérationnels nationaux est soumis au contrôle des autorités administratives. Il peut s’agir d’un contrôle administratif par l’autorité de gestion (ou l’organisme intermédiaire) ou d’éventuels contrôles sur place. Par exemple, la documentation du projet, l’état physique du projet (ou sa mise en œuvre), l’aspect financier, etc., peuvent être vérifiés.

Les inspections peuvent être planifiées ou aléatoires.

9) Publicité du projet

Chaque bénéficiaire qui a bénéficié d’une subvention au titre de programmes opérationnels nationaux doit informer de cette aide conformément à la publicité obligatoire des projets. Pour les projets de plus petite envergure, la publicité est le plus souvent assurée par l’accrochage d’une affiche A3 sur le site de mise en œuvre du projet.

Les informations sur le projet mis en œuvre et son cofinancement par des fonds de l’Union européenne doivent rester accessibles au public au moins pendant la durée de la durabilité du projet.

10) Pérennité du projet

Le projet ne s’achève pas le jour du paiement du dernier versement. À partir de ce moment, il est nécessaire de s’assurer que le projet continue d’exister pendant un certain temps, c’est-à-dire qu’il fonctionne sans subventions. La période de durabilité d’un projet mis en œuvre par une municipalité est généralement de trois ans, pour les projets sélectionnés, elle peut être de cinq ans. Le maintien des résultats du projet pendant trois ou cinq ans est une condition du programme, mais un projet de qualité vit par lui-même beaucoup plus longtemps.

Il est bon de penser à la rentabilité du projet après sa mise en œuvre lors de la préparation du plan de projet et de la soumission de la demande de subvention.