TI TRIN TIL EN VELLYKKET STØTTE

Op til 85 procent af de støtteberettigede projektomkostninger. Det kan være et tilskud til opførelse af wokout-legepladser under visse betingelser. Proceduren for at få et tilskud har flere faser. Hele processen kan forberedes på forhånd. Nedenfor finder du de ti grundlæggende trin, der fører til en vellykket udbetaling af tilskud.

1) Udarbejdelse af projektplanen efter kommunens behov

Kommunen bør have opstillet investeringsprioriteter, såsom investeringer i idrætsrekreative og sportsudstyr, og som minimum have en grundlæggende idé om, hvad den skal bruge pengene til, og hvad den vil bruge dem til, dvs. den bør have udarbejdet en projektplan. Den bør:

- specificere det mål, der skal nås (f.eks. sportspladsfaciliteter), projektstruktur (med hensyn til tjenester, arbejde og personale samt gennemførelsestid)

- omfatte identifikation af de målgrupper, som projektet skal henvende sig til (f.eks. beboere i kommunen, unge osv.).

Nogle tilskudsordninger kræver, at kommunen får udarbejdet sin foreløbige projektplan i form af et strategidokument, som godkendes af kommunalbestyrelsen.

2) At finde en passende tilskudsindkaldelse til kommunens plan

Tilskudsindkaldelser, dvs. incitamenter til at indgive tilskudsansøgninger, er normalt kun åbne i en begrænset periode. Som regel er dette en periode på en til tre måneder. Der annonceres indkaldelser af tilskud med henblik på at yde økonomisk støtte til projekter, der svarer til prioriteterne i det relevante nationale operationelle program - f.eks. inden for idrætsstøtte. Indkaldelsen specificerer derefter andre betingelser, såsom typen af støtteberettigede ansøgere, støtteprocenten (dvs. medfinansiering), territorialt fokus osv. Hvis der annonceres en indkaldelse, indeholder den altid strategiske mål, der skal nås inden for projektet.

Projektplanen skal være i overensstemmelse med de strategiske mål for det relevante nationale operationelle program og andre betingelser, der er fastsat i tilskudsindkaldelsen, ellers vil tilskudsansøgningen ikke blive imødekommet.

3) Indgivelse af ansøgning om støtte

Tilskudsansøgningen er et centralt dokument, der vil afgøre, om ansøgningen vil blive imødekommet. En ansøgning om tilskud skal normalt ledsages af mange obligatoriske bilag. Listen over obligatoriske bilag og andre krav til ansøgningen om støtte er normalt en del af selve indkaldelsen, men den indeholder altid en projektplan, i nogle tilfælde også en gennemførlighedsundersøgelse.

På dette tidspunkt er det nødvendigt at tilpasse dokumenterne til den annoncerede indkaldelse og behandle dem i detaljer. Projektplanen skal indeholde oplysninger om projektets parathed, det planlagte fremtidige forløb af løsningen og resultaterne af projektet efter fuldstændig implementering.

4) Vurdering af ansøgningen om støtte

Indsendte ansøgninger om tilskud vurderes af forvaltningsmyndigheden (som normalt er det relevante ministerium) eller af en institution, der er bemyndiget af denne (det såkaldte bemyndigede organ). Ansøgningerne vurderes af et ekspertudvalg med flere medlemmer i henhold til kriterier, der indgår i indkaldelsen (vi kan finde dem enten direkte i indkaldelsen eller i den tilhørende dokumentation – f.eks. i håndbogen for ansøgere/støttemodtagere).

Det er vigtigt, at det projekt, der skal medfinansieres med tilskud, så vidt muligt opfylder alle evalueringskriterierne, hvis støtteansøgningen skal godkendes.

5) Projektets gennemførelse

Hvis ansøgningen anses for at blive godkendt, modtager ansøgeren et udkast til kontrakt, der fastsætter betingelserne for medfinansiering og gennemførelse af projektet. Disse omfatter især reglerne for udvælgelse af leverandører, obligatorisk projektreklame, principper for opbevaring og opbevaring af projektdokumenter osv.

Projektet kan normalt først gennemføres efter underskrivelse af tilskudskontrakten.

6) Anmodning om betaling

Selve de finansielle bidrag ydes til tilskudsmodtageren enten som efterbetalinger (dvs. allerede afholdte omkostninger godtgøres) eller som forudgående betalinger, dvs. at det finansielle bidrag ydes på forhånd, afhængigt af det operationelle program og indkaldelsen. Nogle programmer kan kombinere begge typer betalinger inden for ét projekt, men de mest almindelige er ex post-betalinger.

Når du betaler fakturaer eller overtager det arbejde, der var genstand for tilskuddet, er det nødvendigt at tænke over de korrekte krav til disse dokumenter, som først vil blive forelagt forvaltningsmyndigheden til betaling efterfølgende.

7) Evaluering og fakturering

Modtagere af tilskuddet vil kun få refunderet de udgifter, der er såkaldt støtteberettigede. Hvilke udgifter der kan betragtes som støtteberettigede, er angivet i programmeringsdokumentet eller i selve indkaldelsen. Hvis forvaltningsmyndigheden markerer nogle udgifter som ikke-støtteberettigede, f.eks. hvis dokumenterne er indsendt forkert, reducerer forvaltningsmyndigheden det beløb, der ansøges om godtgørelse. Derfor er det også nødvendigt at tænke på den løbende fotografering, fremmødelister, overdragelsesprotokoller mv., som vi senere vil bruge til at dokumentere fakturaer.

Derved undgås risikoen for, at omkostningerne vil blive anerkendt som ikke-støtteberettigede og ikke vil blive refunderet til tilskudsmodtageren.

8) Inspektion på stedet

Hvert projekt, der har modtaget et finansielt bidrag fra de nationale operationelle programmer, er underlagt de administrative myndigheders kontrol. Dette kan være en administrativ kontrol foretaget af forvaltningsmyndigheden (eller det bemyndigede organ) eller eventuelle kontroller på stedet. For eksempel kan projektdokumentation, projektets fysiske tilstand (eller dets gennemførelse), det økonomiske aspekt osv. kontrolleres.

Inspektioner kan være planlagte eller tilfældige.

9) Omtale af projektet

Hver støttemodtager, der har modtaget støtte fra nationale operationelle programmer, skal oplyse om denne støtte i overensstemmelse med den obligatoriske offentliggørelse af projekterne. For mindre projekter imødekommes omtale oftest ved at hænge en A3-plakat på projektets implementeringssted.

Oplysninger om det gennemførte projekt og dets medfinansiering fra EU-midler skal forblive offentligt tilgængelige, i det mindste så længe projektet er bæredygtigt.

10) Projektets bæredygtighed

Projektet slutter ikke på dagen for betaling af den sidste betaling. Fra dette tidspunkt er det nødvendigt at sikre, at projektet fortsætter med at eksistere i en vis periode, dvs. at det fungerer uden støtte. Bæredygtighedsperioden for et projekt, der gennemføres af en kommune, er normalt tre år, for udvalgte projekter kan den være fem år. At opretholde projektets output i tre eller fem år er en programbetingelse, men et kvalitetsprojekt lever af sig selv meget længere.

Det er godt at tænke på projektets rentabilitet efter dets gennemførelse, når du udarbejder projektplanen og indsender tilskudsansøgningen.